GDPR – VKF Service

Från och med den 25 maj 2018 gäller den nya dataskyddsförordningen (även kallad GDPR – General Data Protection Regulation). I denna integritetspolicy beskriver vi hur VKF Service behandlar dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter inom VKF Service sker i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning.

ALLMÄNT

Vi på VKF Service vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Det är viktigt för oss att du läser och förstår denna integritetspolicy och att känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

VKF Service, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med denna policy.

VILKA PERSONUPPGIFTER OM DIG BEHANDLAR VI?

Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig som kund, potentiell kund eller kontaktperson hos våra leverantörer. Vi samlar endast in och behandlar de personuppgifter som är berättigade för ändamålet.

Kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress.

Identifikationsnummer dvs. personnummer och organisationsnummer.

Fastighets- och lägenhetsbeteckning

Orderinformation såsom ordernummer, beställda produkter eller tjänster, orderdatum, pris och köphistorik.

Betalningsuppgifter såsom betalningssätt, belopp och betalningshistorik.

Finansiell information såsom kreditupplysningar.

Korrespondens och annan information såsom anteckningar och e-postmeddelanden i olika ärenden tex. förfrågningar, tidsbokningar, serviceåtaganden och garantier.

Användarinformation från vår hemsida såsom IP-adress och enhetsinformation.

HUR SAMLAR VI IN DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig när du kontaktar oss, besöker vår hemsida, gör en förfrågan eller lägger en beställning. Information om dig samlas in vid dessa tillfällen för att du ska kunna ingå avtal med oss och för att vi ska kunna tillhandahålla våra produkter och tjänster till dig.

Utöver de uppgifter som vi samlar in från dig kan vi också samla in personuppgifter från någon annan, dvs. från tredje part. Vi hämtar information från offentliga register via tredjepartstjänster för adressuppdatering, för att kontrollera att vi har rätt kontaktuppgifter till dig. Vi hämtar uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, upplysningsföretag eller banker, t.ex. UC. Vi hämtar uppgifter om fastighetsbeteckning från t.ex. Metria.

VARFÖR BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Dessa ändamål bestämmer vad vi får använda dina personuppgifter till.

1) Hantera förfrågningar och lämna offerter

För att vi ska kunna hantera förfrågningar och lämna offerter behöver vi bla. behandla dina kontaktuppgifter och eventuellt information om din fastighets- eller lägenhetsbeteckning.

2) Hantera beställningar och köp

För att kunna hantera beställningar och köp samt uppfylla våra åtagande till dig som kund behöver vi behandla fler personuppgifter om dig. Vi behöver bla. kunna identifiera dig, bekräfta din beställning, boka in tider med dig, säkerställa din fastighetsbeteckning, bedöma vilka betalningssätt vi kan erbjuda dig baserat på finansiell information, och hantera betalningar från dig. Vidare behöver vi också behandla dina personuppgifter för att kunna hantera våra åtagande vid reklamations- och garantiärenden avseende köpta produkter och tjänster.

3) Information om och marknadsföring av våra produkter och tjänster

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna informera dig om och marknadsföra oss och våra produkter och tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster samt behålla en god kundkontakt med dig som kund.

VILKA ÄR DE LEGALA GRUNDERNA FÖR BEHANDLINGEN AV DINA PERSONUPPGIFTER

För att vi ska ha rätt att samla in och behandla dina personuppgifter måste det finnas en laglig grund för varje ändamål som uppgifterna behandlas för. De lagliga grunderna som vi baserar vår behandling på är följande:

1) Rättslig förpliktelse

Denna grund innebär att vår behandling är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som krävs av VKF Service, exempelvis att dokumentera betalningsuppgifter för att uppfylla kraven i bokföringslagen.

2) Avtalsförpliktelser

Denna grund innebär att behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig som kund eller för att kunna ingå avtal i ett senare skede. Vid beställning eller köp behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter. Då kan det t.ex. vara nödvändigt att vi registrerar dina kontaktuppgifter, ditt personnummer och din fastighetsbeteckning så vi kan fullgöra vår skyldighet att leverera produkten eller tjänsten enligt avtal. Det kan också vara nödvändigt att vi gör en kreditupplysning för att säkerställa din betalningsförmåga.

3) Berättigat intresse

Behandling av personuppgifter för informations- och marknadsföringsändamål behandlas baserat på VKF Service:s berättigade intresse att marknadsföra sina produkter och tjänster. Utskick av e-post eller SMS förutsätter dock, om du inte är tidigare kund, att du lämnat samtycke enligt Marknadsföringslagen.

HUR LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi kommer att spara dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullgöra de ändamål som uppgifterna behandlas för. Lagringsperioden beror alltså på för vilket ändamål som uppgifterna behandlas. Därutöver kan vi komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att fastställa, försvara eller göra gällande rättsligt anspråk, t.ex. om det pågår en tvist. Vi genomför regelbundet gallringar och ta bort personuppgifter som inte längre är nödvändiga.

VILKA KAN VI KOMMA ATT DELA VI DINA KONTAKTUPPGIFTER MED?

Om du gör en beställning eller genomför ett köp hos oss kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare inom ramen för hanteringen av din beställning och köp, baserat på våra avtalsförpliktelser gentemot dig som laglig grund:

Leverantörer, tillverkare och distributörer av produkter och tjänster som vi säljer för att t.ex. få hjälp med supporttjänster såsom garanti, reparation och service. De personuppgifter som vi lämnar är dina kontaktuppgifter och orderinformation

Logistikföretag och speditörer som hjälper oss med varutransporter så vi kan leverera våra produkter och tjänster till dig. De personuppgifter som vi lämnar är dina kontaktuppgifter och orderinformation.

Underleverantörer och samarbetspartners som anlitas inom ramen för din beställning och köp för att vi ska kunna leverera de produkter tjänster som vi avtalat om. De personuppgifter som vi lämnar är dina kontaktuppgifter och orderinformation.

Kreditvärderingsinstitut, kreditupplysningsföretag eller banker som förser oss med underlag för att vi ska kunna säkerställa din betalningsförmåga, t.ex. kreditupplysningar, när du ansöker om kredit inom ramen för hantering av dina beställningar och köp. Den uppgift som lämnas ut är identifikationsnummer.

Vi kan också komma att lämna ut dina uppgifter till myndigheter om det är nödvändigt för att följa lag, föreskrift eller myndighetsbeslut eller för att vi ska kunna fastställa, försvara eller göra gällande rättsliga anspråk.

För att säkerställa att vi har rätt kontaktuppgifter till dig så vi kan hantera dina beställningar och köp så kommer också vi att lämna ut dina kontaktuppgifter till företag som tillhandahåller information från folkbokföringen eller andra offentliga register. De uppgifter som lämnas ut är identifikationsnummer och kontaktuppgifter baserat på våra avtalsförpliktelser till dig som laglig grund.

För viss behandling av personuppgifter anlitar vi personuppgiftsbiträden. Detta gäller t.ex. molnleverantörer av IT-system och företag som hanterar vår IT-support. Vid anlitande av personuppgiftsbiträde säkerställer vi alltid att de endast behandlar personuppgifterna i enlighet med våra instruktioner och för berättigade ändamål. Vi har skriftliga avtal med våra personuppgiftsbiträden genom vilka det bla. säkerställs att personuppgiftsbiträdet tillämpar åtminstone motsvarande säkerhetsåtgärder som vi själva tillämpar samt att dina personuppgifter inte får behandlas för andra ändamål än de vi samlat in dem för.

VAR LAGRAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Vi överför i regel inte några personuppgifter till något land utanför EU/EES men om vi t.ex. har en leverantör i ett land utanför EU/EES kan överföring av personuppgifter ske. Om dina personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES kommer vi att vidta de åtgärder som krävs, för att på ett lagligt sätt, överföra personuppgifterna. Vi kommer säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå som är jämförbar med det skydd som erbjuds inom EU/EES. Detta görs exempelvis genom att ingå avtal med mottagaren som innefattar EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller, om överföring sker till USA, genom att mottagaren certifierat sig att följa principerna i Privacy Shield.

HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

VKF Service har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olämpliga eller ofrivilliga utlämnanden, användning, otillbörlig åtkomst, radering, ändring eller skada av dina personuppgifter. Detta sker bla. genom brandväggsskydd, backuper, kryptering och behörighetskontroll.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att få ta del av de personuppgifter som vi har om dig. Detta gör du genom att begära att få ett registerutdrag.

Om du upplever att dina personuppgifter används på ett felaktigt sätt av oss så har du när som helst rätt att göra invändningar mot den behandling som sker.

Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta.

Du får gärna kontakta oss med frågor eller klagomål som rör behandlingen av dina personuppgifter. Du har även alltid rätt att framföra klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till Datainspektionen.

KONTAKTA OSS

Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter, hör gärna av dig till oss.

VKF Service, Oslogatan 21, 164 31 Kista , +46 (0) 73 689 50 59

E-post: info@vkfservice.com